Viestinnän prosessit lisäävät tehokkuutta ja yhdenmukaistavat työtapoja

Keväällä 2009 toteutettuun kyselytutkimukseen osallistui 50 henkilöä, jotka ovat suurten Suomessa toimivien yritysten viestintäjohtajia tai -päälliköitä. Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää, mikä on viestinnän prosessien tilanne tällä hetkellä; pidetäänkö niiden laatimista tärkeänä, onko prosesseja määritelty, mihin viestintätoimintoihin niitä on määritelty sekä mitkä ovat prosessien laatimisen haasteet ja hyödyt.

Kaikki vastaajat pitävät prosessien määrittelemistä ja käyttöönottoa tärkeänä. Vastaajista suurin osa on myös määritellyt joitakin viestinnän prosesseja. Viestinnän prosessit on määritelty tyypillisesti viestinnän arkipäiväisiin toimintoihin, kuten tiedotteiden ja julkaisujen laatimiseen sekä verkkosivujen ja intranetin päivittämisen. Päivittäisten toimintojen lisäksi myös kriisiviestintään on varauduttu useissa yrityksissä laatimalla erityiset kriisiviestintäprosessit.

Prosessien määritteleminen koetaan hyödylliseksi. Vastaajien mukaan viestinnän prosessien määritteleminen säästää aikaa ja rahaa. Lisäksi prosessit yhdenmukaistavat toimintatapoja, lisäävät yhteistä ymmärrystä viestinnän ammattilaisten ja muun organisaation kesken sekä parantavat työn laatua.  Viestinnän prosessien koetaan myös selkeyttävän viestinnän tehtäväkenttää yrityksen johdolle ja tämän myötä kehittävän viestinnän merkitystä ja arvostusta yrityksessä.

Prosessityön haasteiksi koetaan prosessien onnistunut kuvaaminen, prosessien yleispätevyys suurissa yrityksissä sekä niihin sitoutuminen ja saaminen osaksi arkea. Myös viestinnän ad hoc -luonne tuo omat haasteensa prosessien mukaiselle toiminnalle.

”Yritysten muut tukifunktiot, kuten taloushallinto, HR ja osin myös markkinointi ovat jo pidemmän aikaa olleet prosessien piirissä. Viestintä on ollut ikään kuin viimeinen valjastamaton prosessi, mutta prosessit ovat tulleet myös viestintään. Vaikka suurin osa yrityksistä on laatinut viestinnän prosesseja, niin ainoastaan noin puolet kokee, että laaditut prosessit ohjaavat päivittäistä työtä. Implementointi on jäänyt yllättävän usein kesken. Syynä tähän on ollut prosessien kuvaamiseen, seurantaan ja mittaamiseen liittyvien työkalujen puute”, arvioi partneri Antti Etelämäki viestintätoimisto Manifestosta.

Lue lisää tuloksista ja viestinnän prosessien laatimisesta Manifeston tutkimusraportista. Sen voit tilata sähköisessä muodossa osoitteesta antti.etelamaki@manifesto.fi tai soittamalla 040 507 2376. Raportin hinta on 58 euroa. Lataa raportin näytesivut tästä.